Agent-e Accueil-secrétariat

Service : Conservatoire à rayonnement communal

Type : Vacance emploi permanent

Catégorie : C

Description :

La Ville d'Eybens, commune de 10 000 habitant-e-s de la première couronne de Grenoble Alpes Métropole, bénéficie d’une réelle attractivité grâce à sa qualité de vie, à la présence d’un important tissu économique et au développement d’une large palette de service public.

Fort d’une équipe municipale issue d’une dynamique citoyenne et collaborative, la collectivité porte un projet fondé sur la triple ambition de faire de la Ville d’Eybens une ville écologique, durable et solidaire..

________________

Le poste :

La ville d'Eybens recrute un-e agent-e d'accueil-secrétariat sur un poste à temps non complet 28h00 à compter du 01/07/2024.

Accueil / communication

• Accueil physique et téléphonique pour le CRC

• Information du public

• Communication interne avec l’ensemble des équipes de l’Odyssée pour faciliter la circulation des informations au sein de l’espace culturel Odyssée
• Communication interne avec l’équipe administrative du CRC : transmission des informations recueillies à l’accueil, collecte des informations administratives pour renseigner les usagers
• Mise à jour de l’affichage et flyers du hall du CRC
• Mise à jour de l’affichage de la salle des professeurs
• Relais de l’activité du CRC auprès des familles (communication et information aux familles, récupération et transmissions de documents)
• Qualification SSI : relais possible auprès de l’accueil billetterie, ouverture du bâtiment et prise en charge de la SSI selon les besoins du service

Suivi quotidien de la vie de l’établissement

Pédagogie / Scolarité

• Accueil et renseignements du public et des usagers
• Suivi des absences des élèves et des enseignants pour l’ensemble des disciplines et cours (gestion des reports de cours en relation avec le coordinateur de la scolarité et le responsable du CRC)
• Suivi du calendrier des salles pour les utilisations ponctuelles (mise à jour du calendrier « réservations de salles » dans Outlook)
• Transmission des plannings du week-end à l’accueil de l’espace culturel Odyssée tous les vendredis
• Gestion des usagers (attestation d’assurance lors des prêts aux familles, révisions annuelles par les familles, recueil et transmission des informations pour les besoins d’entretien et de renouvellement, déplacements possibles auprès des prestataires)

Évènement / Projet

• Prise de rendez-vous, participation à l’organisation et à la gestion d’évènements (journées portes ouvertes, semaines banalisées et autres évènements ou projets le nécessitant)
• Accueil et comptage du public lors des évènements CRC (en fonction des besoins de service)
• Instants Musique et Danse : relecture et impression des programmes pour distribution lors de l’évènement
• Auditions de classe : coordination avec l’enseignant de l’organisation des auditions de classe (réservation de salle, liste des participants, vigilance du respect de la jauge public)
• Projets danse : relais et transmissions des informations auprès des familles
• Sorties et autres évènements : relais et transmissions des informations auprès des familles, centralisation des autorisations parentales
• Information des enseignants et soutien dans la communication aux enseignants sur les projets (récolte d’informations, calage de plannings)
• Réalisation des achats auprès des commerces de proximité

Administratif

• Gestion du courrier
• Contrôle des pièces justificatives pour l’inscription administrative, relance des familles pour les pièces manquantes, validation et mise à jour sur le logiciel de scolarité IMUSE des dossiers administratifs
• Prise de rendez-vous pour les réinscriptions / pré-inscriptions / inscriptions
• Relecture des factures avant leur envoi par le régisseur
• Suppléance de régie : saisie des règlements des factures (chèques, espèces, carte Tatoo, chèques culture) et remplacement du régisseur en son absence
• Gestion des commandes de fournitures
• Archivage et classement des documents afférents aux missions
• Mise en place et utilisation d’outils partagés (tableaux de suivis, utilisation Sharepoint)

Date limite de candidature : 17/05/2024

Profils recherchés :

Vous possédez les compétences et les savoirs professionnelles suivants :

• Techniques d’accueil Accueil physique et téléphonique du public
• Techniques de communication oral et écrite
• Technique de renseignement et orientation du public
• Techniques de secrétariat
• Techniques de gestion et affichage d'informations
• Techniques de capitalisation et de classement de documents
• Techniques de recherche d'information
• Techniques de gestion de planning

Si on vous dit… cela vous parle :

• Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux
• Sens du travail en équipe
• Sens du service public
• Discrétione
• Disponibilité
• Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
• Qualités d'accueil et d'écoute
• Qualités relationnelles, Autonomie, Initiative

Soucieuse du bien-être de ses collaborateurs, la Ville d’Eybens vous propose de nombreux avantages :

➤ Des conditions de travail : Poste annualisé

➤ Des moments de convivialité réguliers entre agent-e-s : jeudis jeux, activités sportives, concours, repas à thèmes, …

➤ Niveau de rémunération : selon position statutaire et pour les non titulaires en référence avec le cadre d’emploi des adjoints administratifs de la fonction publique territoriale, régime indemnitaire (parts fixe et variable), 13e mois, Chèques déjeuner, COS38 et COS Eybens, Plan de Déplacement Administratif avec prise en charge à hauteur de 75% des abonnements, participation Prévoyance et complémentaire santé

Vous souhaitez contribuer par votre travail à améliorer le quotidien des citoyens ?

Transition écologique, ville durable, solidarité, collectif… ces valeurs vous parlent ?

Alors venez rejoindre notre équipe dynamique et pleine de talents

Pour plus de renseignement contact : diane.theet@eybens.fr

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Monsieur le Maire d'Eybens : Mairie d'Eybens - CS 105 - 38321 EYBENS CEDEX par courrier ou en ligne via le formulaire de réponse ci-dessous avant le 17/05/2024.