Assistant.e au secrétariat général

Service : Secrétariat Général

Type : Vacance emploi permanent

Catégorie : B

Description :

La ville d’Eybens recrute un.e assistant.e au secrétariat général sur un poste à temps complet à compter du 1^er juin 2026

Placé sous la responsabilité du directeur général des service, le secrétariat général rouage essentiel dans le pilotage de la collectivité s’implique dans plusieurs missions essentielles :

- Il assiste et apporte une aide permanente au directeur général des services (DGS), au Maire et à l’équipe municipale afin d’optimiser la gestion de leurs activités

- Il assure la responsabilité de la préparation du conseil municipal et le suivi des délibérations et des actes administratifs,

- Il gère le courrier entrant

- Il s’implique dans le pilotage de la fonction administrative globale.

Les missions du service sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec l'équipe municipale.

Suite à une fin de contrat la commune recrute un.e assistant.e pour le service.

En coordination avec la responsable du service, la personne recrutée contribuera aux missions suivantes :

Organisation de l’activité du DGS et du Maire

• Organiser l'agenda et gérer les rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Organiser les déplacements
• Assurer le suivi des demandes du Maire auprès des services
• Suivre avec les services impliqués l’organisation des événements institutionnels

Gestion et organisation du Conseil Municipal (en alternance avec la responsable du service)

• Elaboration et gestion des documents administratifs en lien avec le conseil municipale (délibérations, ordres du jour, convocations, PV…)
• Traitements et gestion des délais et des procédures d’envoi des différents documents
• Assurer le suivi et les processus internes et externes de gestion des délibérations (contrôle de légalité, publication interne et externe, …)
• Création des supports de présentation du Conseil en lien avec le Codir
• Organiser les séances : mise en place de la salle, gestion convivialité
• Participation aux séances du Conseil

Organisation des instances de travail entre élus et services (réunions thématiques, bureaux municipaux)

• Planification, invitation
• Veiller à la production et la diffusion des documents supports
• Piloter la gestion de l’agenda des représentations et participations des élus

Contribuer aux tâches quotidiennes du secrétariat général

• Gérer le courrier entrant
• Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission document…)
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautique
• Prendre des notes et rédiger courriers, relevé de décision, comptes-rendus…
• Constitution des registres du Conseil municipal
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat général
• Recevoir, analyser et transmettre les messages de toutes natures
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Date limite de candidature : 10/04/2026

Profils recherchés :

Vous possédez les compétences et les savoirs professionnels suivants :

• Organisation et gestion du temps de travail
• Gestion et organisation des dossiers en hiérarchisant les priorités
• Fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Capacités relationnelles, assertivité et bienveillance
• Adaptabilité et agilité
• Capacités rédactionnelles développées (notes, courriers, rapports, compte rendu, ...)
• Parfaite maitrise des outils numériques (Word, Excel, PWP, internet, Outlook Sharepoint, Teams…)
• Elaboration de reporting, tableaux de bord et outils de planification

Si on vous dit… cela vous parle :

Organisation, rigueur, autonomie, polyvalence, disponibilité, diplomatie, prise d’initiative et gestion des urgences.

Sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté...) –

Sens de la confidentialité et de la discrétion

De formation : Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et/ou doté.e d’une expérience significative dans une fonction d’assistant.e de direction doublée d’une appétence pour le travail collaboratif.

Soucieuse du bien-être de ses collaborateurs, la Ville d’Eybens vous propose de nombreux avantages :

➤ Desconditions de travail souples pour les métiers qui le permettent (aménagement du temps de travail selon les différents cycles proposés dans le service) & possibilité de télétravail (1 jour / semaine + jours flottants)

➤ Des moments de convivialité réguliers entre agent-e-s : jeudis jeux, activités sportives, concours, repas à thèmes, …

➤ Niveau de rémunération : selon position statutaire pour les titulaires (cadre emploi rédacteurs) et pour les non titulaires en référence avec le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux de la fonction publique territoriale, régime indemnitaire (parts fixe et variable), 13^e mois, Chèques déjeuner, COS, PDA, Prévoyance

Vous souhaitez contribuer par votre travail à améliorer le quotidien des citoyens ?

Transition écologique, ville durable, solidarité, collectif… ces valeurs vous parlent ?

Alors venez rejoindre notre équipe dynamique et pleine de talents

^{Pour plus d’information sur le post : Responsable du secrétariat général Valérie Poncet : valerie.poncet@eybens.fr}

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Monsieur le Maire d'Eybens - BP 18 - 38321 EYBENS CEDEX par courrier ou en postulant via le site de la ville avant le 10/04/2026.